金森たかこマナー講師
大阪府出身。ビジネスマナー講師として、企業や行政機関などで講演・研修・コンサルを行う。フリーアナウンサーとしても活躍。
あっ、マズい…遅刻しそうなときにも「正しい連絡」の仕方がある
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このように、業務に関する連絡にはさまざまなものがあります。
▽連絡のポイント
①現在の状況（事実）と今後の予測を伝える
例）電車の遅延
「おはようございます。〇〇です。今、〇〇線のA駅です。事故の影響で電車の到着が20分ほど遅れており（現在の状況）、会社に到着するのが〇時ごろになる見込みです（今後の予測）。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いします」
※電車の遅延という事実とともに、会社への到着予定時間も伝えます。午前中に会議の予定などが入っている場合は、それに対する影響も加えます。
「〇時からの会議には、15分ほど遅れそうです。申し訳ございません」
②相手に役立つ情報を加える（気配り）
例えば、電話伝言メモの場合、「日付」「かかってきた時間」「相手の会社名・名前」「用件」「応対者の名前」など必要事項をもれなく正確に書けばOKです。ただ必要に応じて、「お急ぎのようでした」など、受けたときに感じた情報も加えると、担当者が次の行動を起こす際の判断材料になります。
▽連絡手段
連絡の手段は、口頭やメモ、メール、電話、LINEなど多岐にわたります。業務に合った社内連絡ツールを活用している場合も多いでしょう。伝える内容、相手、人数などを勘案して、最適な連絡手段を選びましょう。
