部長さんのためのテレワーク講座「準備編」 マナーコンサルタントが直伝!

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◆「招待メール」にも返信をしましょう

 マナーコンサルタント西出ひろ子さんが解説するテレワークマナー。まずはオンラインミーティング準備編だ。

 ホストから届く「招待メール(もしくはSNS)」には、入室に必要なURLやパスワードが書かれているので確実に保存しておきましょう。

 また、招待メールを受け取ったら、その旨をすぐにホストに伝えましょう。届いたことが確認できると、ホストも安心。感謝の言葉も忘れずに。

 アポイントの電話は、口頭で回答しても構いませんが、後ほど、その内容をメールで送りましょう。「言った・言わない」のトラブルを回避できます。

◆相手と面識のない時は「オンライン名刺」を添付しましょう

 オンライン名刺に決まった形はありません。名刺をスキャンしてもいいですし、必要な情報を文章にして送ってもいいでしょう。メールを介してでも、事前に名刺交換を済ませておけば、ミーティング前から、お互いの理解を深められます。自分では書きづらいかもしれませんが、役職を書いていると先方にとっては、誰が上司なのかなどが分かりますから親切です。

◆画面に映る「背景」にも十分な配慮をしましょう

 カメラ位置を固定するときには、自分の表情だけでなく、「背景に何が映るか」まで確認しましょう。洗濯物や私物が気になって、会議に集中できないという声も寄せられています。ミーティングアプリによっては、背景をぼやかせる機能を持つものも。また、背景がカーテンや壁となる向きに座って参加する方法もあります。どうしても映り込む場合には、布を垂らす。この際、覆いかぶせるのではなく、布をまっすぐに垂らすと、背景に凸凹がなくなります。ついたてを用意する方法もあります。

「やり方次第で職場に出勤していた時よりも親しくなれます」

◆「バーチャル背景」の活用で自己演出

 ミーティングアプリによっては、「バーチャル背景」の機能がついているので、これを活用するのもよいでしょう。自分の部屋でなく、画像や写真にすると、背景がきっかけで会議が円滑に進むことも。背景に「お花」を飾ったり、本棚にするなど。私は社内スタッフとのミーティングでは、「いつもありがとうございます」とのメッセージボードを掲げています。親しいクライアントとのミーティングでは、「心より感謝御礼」に差し替えます。コンサルティングを担当している企業でも、この手法を取り入れたところ、参加者から大変好評で人間関係が円滑になり、職場に出勤していたときよりも親しくなれます。

◆「スマホで参加するとき」の注意点

 理由があってスマホでオンラインミーティングに参加しても、失礼にはあたりません。最初にひと言、「スマホでの参加です。画面が小さく見えにくいかもしれませんが、よろしくお願いいたします」と口頭やチャットに記すとよいですね。スマホをデスクに直置きすると、下から映されてしまい、マイナスな印象を抱く人もいます。スマホもカメラを目線の高さまでくるように設置すると、すてきに映りますよ。

(取材・文=中森勇人)
 

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