部長さんのためのテレワーク講座「マナー編」オンライン会議に遅刻しそうなら?

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 マナーコンサルタント西出ひろ子さんが解説するテレワークマナー。今回はマナー編だ。

◆「入室は1分前」でOK

 開始時刻の10分前にはミーティングアプリを立ち上げて、次の項目をチェックしておくと安心。

①インターネットに接続できるか

②カメラの位置や写り具合は問題ないか

③音声は問題ないか

④事前に届いた資料類は開けるか

⑤招待メールがすぐに開けるか

 そして遅くとも1分前に入室。入れないときは画面の前で待機しておきましょう。開始時間になっても入室できないからと席を離れてしまうと、その間に開始、遅刻をしたように思われては残念なことに。一方で先に入室していないから失礼だなどと、お互いが思わない気持ちが大事ですね。

◆急な遅刻や欠席は「メール」で連絡

 社内会議の場合はホストを担当している人に直接連絡し、社外会議の場合は社内の参加者が別にいるときは、その人に事情を伝えましょう。

 そして、取引先に伝えてもらいます。招待メールに遅刻・欠席時の連絡方法が書かれていない場合は、メールやSNSを使って連絡します。というのは、ホスト役は準備に追われているため、電話だと迷惑をかけてしまうからです。

◆挨拶は「3つのこ」を意識

 ことば(言葉)「はじめまして」「おはようございます」「お疲れさまです」、こうどう(行動)「頭を下げる」「感じのよい表情をする」、こころ(心)「これからよろしくお願いします」「よいお付き合いをお願いします」で「3つのこ」。

 これに加えてオンラインでの挨拶は腰を曲げないこと。挨拶は頭を下げますが、腰から前傾するとカメラにぶつかったり、頭上がアップで写ってしまったりします。首だけを下に振れば十分気持ちは伝わるでしょう。

◆「自己紹介」では役職を名乗る

 社外の人も交えた会議では、一人でも初対面の方がいたら自己紹介が必要です。オンラインミーティングの自己紹介の流れはこうです。

①ホストの挨拶と自己紹介

②自社側の自己紹介(役職の高い順)

③取引先の自己紹介(役職の高い順)

 この流れになります。自己紹介では役職を名乗ると相手も名乗りやすい。例えば、「おはようございます。係長の山田です。よろしくお願いします(一礼)」と。名刺交換ができない分、こうすれば失礼ありません。

◆オンラインの「席次」は気にしなくていい

 オンラインでの画面表示位置を気にするだけ時間のムダ。自由に入室すればいいのです。そもそもアプリが席次を意識した仕組みになっていません。入退室に時間をかけ、時間通りにミーティングが始められないほうが非効率で非現実的。さらに、あなたの見ている画面と、他の参加者が見ている画面の写り方が必ずしも同じであるとは限りません。自分の顔が上司より上にあった、部下の顔が自分より上にあったとしても、お互いに気にすることなく、建設的、発展的な会議に注力しましょう。=つづく

(取材・文=中森勇人)

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