自宅や会社のデスク周り「整理の6実践」“片付けパパ”伝授

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 新型コロナウイルス感染の「第3波」が到来し、再びリモートワークにシフトしたサラリーマンも多いだろう。私物に囲まれた自室がオフィスとなると仕事がはかどらない――。そんな悩みを解決するのが、整理収納アドバイザー(1級)で「片付けパパ(R)」として講演やアドバイスを行う大村信夫さんだ。

■会社のデスク周りはモノの住所を決める

 まずは、リモートができない人のためのオフィスの片付け術。

 書類やファイル、名刺など限られたスペースしかない会社のデスク収納のコツは、「しまいこむ」のではなく「スタンバイ」を意識することだ。

「会社のデスク周りを整頓するポイントは、モノの“住所”を決めることです。〈図〉ではデスクの左上に電話機とメモ帳が、右上には縦型ファイルボックスとペン立てがありますよね。例えば、右利きの人は電話機を左手で取れば右手でメモができるし、書類が右に配置されていれば取り出しやすい。左利きなら逆さに配置してください。また、電話機とメモ帳を隣同士にしたのにも意味があります。電話機を取ってメモするという、一連の作業で必要なモノを“グルーピング”すれば便利です。あくまで一例ですが、使いやすいレイアウトを定位置にすれば作業効率が上がるし、机が散らかることもありません」

■リモートワークのデスク周りの私物はすべて撤去

 基本的には会社のデスクとできる限り同じ配置にすべきだ。

「会社であっても、自宅であっても、一番効率的な配置は同じ。異なるメーカーの車に乗っても運転ができるのは、配置が一緒だからですよね。とはいえ、会社と異なるのは、プライベートのモノが手の届くところに多くあること。誘惑が多いため、自宅のデスクにおいては、プライベートなモノに関してはすべて別の場所に移動する。または布などをかけて目隠しをしてみてください。また、会社では起こり得なかったことですが、自宅ではインターネット環境が遅いことによる弊害があります。必要な資料になかなかアクセスできなかったり、ビデオ会議中に画像が止まったり、音声が聞き取りづらいなどがあります。この機会にインターネット回線の見直しや有線LANを使うことを検討しましょう」

■書類の整理は縦型ファイルボックスを1つ置く

「個人で所有する書類はファイルボックス1つまでと決めるのがコツです。また、1案件につき、中身が確認しやすい透明のファイル1つにまとめる。この量を超えたら書類の見直しをして、データ化するなど共有を考えると整理できます。縦型なのは平積みよりも探しやすいからです」

■書類の整理は「劣後順位」の決定

 会社のデスク周りの掃除で頭を悩ませるのが、書類や名刺の束だろう。
サラリーマンが「1日のうち書類を探す時間は約20分」(コクヨ調べ=2017年)という。月20日出社した場合、年240日×20分で年間80時間も書類を探していて、業務時間を無駄にしているそうだ。とはいえ、資料は会社との共有物でもあるため、「万が一必要になったら」と思うと捨てるに捨てられない……。

「経営学の権威であるドラッカーが、企業経営には『選択と集中』が不可欠であると語っていますが、これは片付けにも当てはまります。この選択と集中とは、細分化すると『優先順位の決定』と『劣後順位の決定』のこと。ドラッカーは『優先順位は比較的つけやすいが、劣後順位が難しい』と説いています。劣後順位とは、やらないことを決める作業のことですが、片付けにおいてもこの劣後順位が必要だと思っています。やるべきことはいくらでもありますし、気が付けばそれに忙殺されてしまいます。そして、すべてをこなすことはできません。完璧な整理整頓はそれなりに時間も労力もかかります。だから、片付けも自分の中の選択基準をつくって、不要なモノを分ける作業に徹します。結果的に、これが一番整理できるのです」

 大村さんの解説によると、優先順位の決定とは「好き、かつ使っているモノ」と「嫌い、かつ使っていないモノ」を分ける作業だ。つまり、最初は「〇」か「×」のモノを仕分ければいい。

 一方、劣後順位の決定とは「嫌い(無関心)だが、使っているモノ」と「好きだが、使っていないモノ」という、白黒つけられないグレーゾーンを取捨選択する行為という。こう考えれば分かりやすい。

 過去に成功したプレゼン資料だったり、めったに見ることもない取引先のパンフレットなどだ。「自分が持つ必要もなかったな」という情報(資料)を選別できるようになれば無駄なモノを持たなくなる。

「取捨選択はどうすればいいか。資料や企画書などの書類の場合、『自分しか持っていないか?』『再入手不可能か?』を考え、社内の誰かが持っていたり、データベース化されているなど、再入手可能であれば手放しましょう。どうしても判断できないのは、スキャンしてデータで取っておいてもいいですが、それも期限を決めておきましょう」

 大村さんは、書類や資料などは「1年以上使っていなければ手放しましょう」と言う。米国のナレムコ(国際記録管理協議会)の統計によると、作成・収集された文書のうち、半年後も利用される文書が10%、1年後には1%しか利用されない。

 本や文具などの備品も、1年以上“放置”しているなら思い切って手放したい。

■名刺のデジタル化

 サラリーマン1人当たりが所有する平均名刺枚数は1383枚(Sansan名刺総研調べ=15年)。名刺探しも書類と同じく、相手の連絡先を探すのに1年で20・5時間費やしているという。さらに、フォルダーや引き出しに保管しているとスペースを占領する。

「名刺はデジタル化したほうがいいです。異動や退職している可能性もあります。先方も名刺ソフトを使っていたら、最新の情報に切り替わっています。実際にあったことですが、昔、名刺交換した方が、知らないうちに転職していました。これは名刺アプリのアップデートで知ることができました。たまたまその方が転職された会社と事業を始めたいと思っていたので、スムーズにご紹介いただけたなどメリットがあります」

■週1回のリセットタイムの導入

 整理整頓ができたら、週1回のリセットタイムを導入するといい。

「リセットタイムとは、帰宅時に机の上をすっきりさせる時間です。文具が“住所”から離れていたら定位置に戻してあげたり、毎週金曜日の帰宅前など時間を決めて、その週の書類を入れたファイルをチェックし、必要なければ廃棄する。リセットタイムを導入することでそれが習慣化され、モノが整理整頓されていきます。そしてオン・オフの切り替えにもなります」

 今年も残り1カ月。宴会の予定もないし、たまには身の回りの整理を楽しむのもいいだろう。

▽大村信夫(おおむら・のぶお) 共働きの3児のパパ。家電メーカーに勤務しながら兼業として「片付けパパ(R)」「片付け部長(R)」「パラレルキャリア研究家」として活動。ワークショップ受講者は3000人以上で、著書に「片付けパパの最強メソッド ドラッカーから読み解く片付けの本質」(インプレス)がある。

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