金森たかこマナー講師
大阪府出身。ビジネスマナー講師として、企業や行政機関などで講演・研修・コンサルを行う。フリーアナウンサーとしても活躍。
電話伝言メモに残すべき「4つの項目」…メモを置くなら名指し人の目につきやすい場所に
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電話対応編（7）
【名指し人が不在時の取り次ぎのマナー】について、前回までに、③「名指し人が予定時刻になっても戻ってこない場合」の応対例をみていきました。いずれの場合も、相手に余計な手間をかけさせないことがポイントでしたね。
今回はその続きです。
【名指し人が不在時の取り次ぎのマナー】
④相手に安心感を与える
名指し人が不在時の取り次ぎでは、相手に「伝言はしっかり承りました。私が責任をもって伝えますよ」と安心してもらうことも大切です。安心感を与えるポイントは2つ。「復唱確認」と「名乗り」です。詳しくみていきましょう。
＜復唱確認＞
復唱確認は、相手の話を正しく聞き取るためだけでなく、「あなたの話をしっかり聞いています」という安心感を与える効果もあります。
さらに、声に出して復唱することで、周囲の人にも会話の内容が伝わり、例えば、「〇〇は外出しており……」と話して電話を置こうとしているときに、「あ、〇〇さん戻ってきたよ」と教えてもらえたり、「その件なら、代わりに話を聞こうか」と即座に対応してもらえたりなど、周囲の人の協力を得やすくなるというメリットもあります。
