電話伝言メモに残すべき「4つの項目」…メモを置くなら名指し人の目につきやすい場所に

用件は「5W3H」に沿って（Ｃ）日刊ゲンダイ

＜名乗り＞

　電話応対の際、はじめに自分の名前と会社名を名乗るのは基本です。名指し人が不在時の取り次ぎの際は、用件を復唱確認した後、必ず自分の名前を再度名乗りましょう。これは「確かに私が用件を承りました」という意図を伝え、相手に安心してもらうためです。

　ここまで、名指し人が不在時の取り次ぎのマナーについてみてきました。

　次は、電話伝言メモの残し方について説明します。

【電話伝言メモの残し方】

①「電話伝言メモ」の基本

　電話伝言メモは、会社や部署によっては既にフォーマットが決まっているかもしれませんが、ここでは基本的な書き方を紹介します。

（伝言メモのサンプルを参照）

　伝言メモには、「誰から」「誰へ」「いつ」「どのような用件」で電話があったのかを記し、受信者（電話を受けた人）の名前を書きます。用件は、「5W3H」に沿って簡潔にまとめましょう。

　書いたメモは、名指し人の目につきやすいところに置き、書類にまぎれたり、風で飛んでいったりしないよう、テープで留めるなどの工夫をしましょう。本人が戻った際には、口頭でも伝えることを忘れずに。