社外向け文書では（株）と略してはダメ

ビジネス文書編（6）

（株）って、大丈夫？ダメ？（Ｃ）日刊ゲンダイ

　前回の社内文書に続き、今回は、社外文書の基本構成と記載のポイントについて解説します。社外文書は、企業の印象を左右する重要な役割を担っています。正確さとともに礼儀を重視し、相手に失礼のない内容を心がける必要があります。

▼社外文書の書式　

「新製品発表会のご案内」を例に、具体的に確認していきましょう。

①文書番号

　管理や追跡のために記載します。社内規定に基づき、適切に設定します。

②発信日付

　発信日を記入します。

③宛名

　社名、部署名、役職名、氏名、敬称の順に記入します。正式名称を用い、「㈱」などの略記は避けましょう。

④発信者名

　社名、部署名、役職名、氏名の順に記入します。役職がない場合、氏名だけを書きます。

⑤表題（件名）

　文書の目的がひと目でわかる件名にします。紙面の左右中央に、本文より少し大きめの文字を入れるとバランスよく見えます。

【前文⑥⑦】

⑥頭語

　ビジネスでは、一般的に「拝啓」がよく使われます。

⑦時候の挨拶

　頭語から1字分空けて時候の挨拶、会社の繁栄を祝う言葉、日頃の感謝へと続きます。

⑧主文

「さて」「ところで」「このたび」などの言葉に続けて、用件を記載します。

【末文⑨⑩】

⑨結びの挨拶

「まずは～」「取り急ぎ～」「略儀ながら～」などの締めくくりの言葉で、文章を結びます。

⑩結語

　頭語と結語の組み合わせは決まっています。一般的にビジネスでは「拝啓」と「敬具」が用いられます。

⑪記書き

　日時や場所など、主文の詳しい内容は箇条書きにするとわかりやすく伝わります。

⑫以上

　最後は「以上」で締めくくります。