金森たかこマナー講師
大阪府出身。ビジネスマナー講師として、企業や行政機関などで講演・研修・コンサルを行う。フリーアナウンサーとしても活躍。
ビジネス文書で押さえておきたい「5つのポイント」（前編）読み手を意識した言葉選びを
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ビジネス文書編②
ビジネス文書の質が高ければ業務効率が上がり、対外的な信頼性も向上します。一方で、不十分な文書は誤解やトラブルを招く原因にもなりかねません。
今回のテーマは、ビジネス文書を作成する際に押さえておきたい5つのポイントです。これを意識することで、誰にでも伝わりやすく、信頼される文書を作成できるようになります。では、具体的にみていきましょう。
▽5つのポイント
＜1＞目的を明確にする
ビジネス文書を作成する第一歩は、目的を明確にすることです。目的がはっきりしない文書は、何を伝えたいのか、どうしてほしいのかが読み手に伝わらず、相手を混乱させる恐れがあります。目的を明確にし、それに沿った内容を簡潔に記載することで、読み手に正確な意図が伝わります。
例えば、「会議の案内」であれば、「何の会議か」「いつ」「どこで」行われるのかを明確に記載し、関係者が必要とする情報を即座に把握できるようにしましょう。これにより、業務がスムーズに進みます。
