ビジネス文書で押さえておきたい「5つのポイント」（前編）読み手を意識した言葉選びを

ビジネス文書編②

読み手を意識した内容に

　ビジネス文書の質が高ければ業務効率が上がり、対外的な信頼性も向上します。一方で、不十分な文書は誤解やトラブルを招く原因にもなりかねません。

　今回のテーマは、ビジネス文書を作成する際に押さえておきたい5つのポイントです。これを意識することで、誰にでも伝わりやすく、信頼される文書を作成できるようになります。では、具体的にみていきましょう。

▽5つのポイント　

＜1＞目的を明確にする

　ビジネス文書を作成する第一歩は、目的を明確にすることです。目的がはっきりしない文書は、何を伝えたいのか、どうしてほしいのかが読み手に伝わらず、相手を混乱させる恐れがあります。目的を明確にし、それに沿った内容を簡潔に記載することで、読み手に正確な意図が伝わります。

　例えば、「会議の案内」であれば、「何の会議か」「いつ」「どこで」行われるのかを明確に記載し、関係者が必要とする情報を即座に把握できるようにしましょう。これにより、業務がスムーズに進みます。