金森たかこマナー講師
大阪府出身。ビジネスマナー講師として、企業や行政機関などで講演・研修・コンサルを行う。フリーアナウンサーとしても活躍。
組織内のコミュニケーションを円滑にするツールとして「社内文書」の活用は不可欠
公開日： 更新日：
ビジネス文書編（4）
前回までに、ビジネス文書の種類と役割、文書作成のポイントをお伝えしました。今回はそれらを踏まえ「社内文書」について詳しく解説していきます。
▼社内文書
社内文書にはさまざまな種類があります。
それぞれ役割や目的は異なりますが、すべてに共通しているのは情報共有や意思決定をスムーズに行うための土台となる重要なものであること。組織内でのコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を図るためには社内文書の活用が不可欠です。
▼主な種類と特徴
①報告書
業務の進捗や結果を上司や関係者に報告するための文書です。事実を正確に、簡潔に伝えることが求められます。結論や重要事項は冒頭に記載します。所感を伝える場合は、事実と区別して記載しましょう。
②議事録
会議の内容や決定事項を記録する文書です。出席者や議論の経緯、結論を明確に記載します。発言の要点を簡潔にまとめ、誰が何を発言したか正確に記録します。議事録の役割は会議の内容を関係者全員で共有することです。議事録をもとに次回の動きが決まることも多いため、記載漏れや誤解を招く表現がないよう注意しましょう。
