組織内のコミュニケーションを円滑にするツールとして「社内文書」の活用は不可欠

ビジネス文書編（4）

社内文書で情報共有をする

　前回までに、ビジネス文書の種類と役割、文書作成のポイントをお伝えしました。今回はそれらを踏まえ「社内文書」について詳しく解説していきます。

▼社内文書　　　　　

　社内文書にはさまざまな種類があります。

　それぞれ役割や目的は異なりますが、すべてに共通しているのは情報共有や意思決定をスムーズに行うための土台となる重要なものであること。組織内でのコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を図るためには社内文書の活用が不可欠です。

▼主な種類と特徴　　

①報告書

　業務の進捗や結果を上司や関係者に報告するための文書です。事実を正確に、簡潔に伝えることが求められます。結論や重要事項は冒頭に記載します。所感を伝える場合は、事実と区別して記載しましょう。

②議事録

　会議の内容や決定事項を記録する文書です。出席者や議論の経緯、結論を明確に記載します。発言の要点を簡潔にまとめ、誰が何を発言したか正確に記録します。議事録の役割は会議の内容を関係者全員で共有することです。議事録をもとに次回の動きが決まることも多いため、記載漏れや誤解を招く表現がないよう注意しましょう。