社会人に求められる「電話応対」は3回鳴るまでに出ることと、「メモと復唱確認」が必須

聞き取りやすく感じの良い声のトーンで

②相手の状況がわからない

　相手の表情や態度が見えないということは、相手の反応も見えない、つまり相手の今の状況がわからないということです。特に携帯電話にかけた場合は、相手が電話に出たとしても、外出中で周囲がうるさかったり、次の予定が迫っていることもあります。一方的に話し始めるのではなく「今、お話ししてもよろしいでしょうか」と相手の状況を伺う配慮が必要です。

■ビジネス電話3つのポイント

①迅速

　電話が鳴ったらすぐに出ます。遅くとも、受信音が3回鳴るまでには電話に出るようにしましょう。

　用件も事前に内容を整理し、まず結論から先に伝えるなど、簡潔かつ的確に話すよう意識することが大切です。

②正確

　電話において、情報の正確性を期すためには「メモと復唱確認」が必須です。特に会社名や名前、商品名、地名など「名前」に関すること、日付や時間、金額、数量など「数字」に関することは必ずメモをとる習慣をつけましょう。最後に復唱確認を忘れずに。