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用紙1枚、テーマは3つまで 「トヨタ式」書類のまとめ方と効果

 企画書やプレゼン資料は「わかりやすい」ことが大切だ。どんなにユニークなプランでも中身が難しくては説得できない。とはいうものの、どうすれば「わかりやすい」資料が作れるのか――。そんな悩みは、実は簡単に解決できる。ポイントは「1枚にまとめる」だ。

「相手を説得しようと分厚い資料を作りがちですが、忙しい上司やクライアントはじっくり目を通す暇などありません。資料作りで大切なのは、読み手が短時間で見て内容を把握できるものになっていること。つまり、1枚にまとめることが労力的にも時間的にも効率がいいんです」

 こう言うのは、「トヨタで学んだ『紙1枚!』にまとめる技術」の著書・浅田すぐる氏。かつて勤務していたトヨタでは、どんな書類も1枚にまとめるのが鉄則。当時、浅田氏の“1枚”は評判がよく、他部門までマニュアルが出回るだけでなく、直接、社長の目に触れることも少なくなかったという。

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