ビジネス文書で押さえておきたい「5つのポイント」（前編）読み手を意識した言葉選びを

読み手を意識した内容に

＜2＞読み手を意識する

　読み手が理解しやすいように、相手に合わせて言葉を選びましょう。例えば、専門用語。同じ業界やその分野に詳しい人には通じても、一般の人には理解されない場合があります。特に、一般のお客さま向けの文書を作成する際は、専門用語を避け、誰にでも理解しやすい言葉を選びましょう。

　また、曖昧な表現も避けることが大切です。「早急に対応してください」という表現は、人によって解釈が異なる可能性があります。このような場合は「12月13日の15時までに対応をお願いします」と期限を明確に示すことで、認識のずれを防ぐことができます。

＜3＞構成を考える

　文書の内容や流れを整理し、読み手にとって論理的でわかりやすい構成を考えることが重要です。具体的には、次のポイントに注意しましょう。

①一文を短くする

　一文の長さは「30～50字」程度にまとめると読みやすくなります。過度な敬語や不要な接続詞、意味のない副詞を省くことで、より分かりやすく伝わります。