金森たかこマナー講師
大阪府出身。ビジネスマナー講師として、企業や行政機関などで講演・研修・コンサルを行う。フリーアナウンサーとしても活躍。
指示を出すときの「なるべく早く」は避ける 期限は具体的に伝えること
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また、一度に多くの指示を出すのは避けたいことですが、やむを得ず複数の指示を出す場合は、優先順位を伝え、優先度が高い理由や他部署とのつながりなどの情報も併せて伝えます。
そうすることで、指示を受けた側は納得感を持って業務に臨むことができるでしょう。
②報告の期限と内容を伝える
「なるべく早くお願い」と言われても、言われた方は「なるべく」がいつなのかわかりません。「いつまでに（報告の期限）」「何を報告するのか（内容）」は、必ず具体的に伝えましょう。中間報告が必要なときは、その期限も伝えます。
③正しく理解できているかを確認する
指示は出しっぱなしではなく、指示を出した後に、伝えた内容が正確に理解できているか、すべきことを正しく把握できているかを確認することが大切です。また、業務を進めていく過程で、特に重要な部分やミスや間違いが起きやすいところがわかっていれば、事前に伝えておくといいでしょう。具体的に説明することで、余裕を持って業務に取り組むことができます。そして最後に「何か質問はありませんか」など、質問を促す言葉がけをすると、指示を受けた側も質問がしやすくなります。
次回は、「報告しやすくなる雰囲気づくり」についてお伝えします。
