ビジネス文書で押さえておきたい「5つのポイント」（後編）フォーマットの活用で無駄な手間を省く

読み手を意識して

●How many（いくつ）：具体的な数量を明示する

　これらを記載することで、読み手は必要な情報を漏れなく受け取ることができ、すぐに行動に移せます。

＜4＞形式を整える

　ビジネス文書では、内容に合わせて形式を整えることも重要です。形式が整っていないと読みづらく、雑然とした印象を与えてしまいます。読みやすい文書を作成するためには次のポイントを意識しましょう。

①定型文を利用する

　社内外で使用する文書には、定型文や決まったフォーマットが用意されている場合があります。これらを活用することで、無駄な手間を省きながらも、形式や表現の統一感を保つことができます。

　ただし、定型文を使う際は、そのまま使うだけでなく、相手や状況に合わせて加筆することも大切です。例えば、お礼状の場合では、相手の名前や状況に合った言葉を加えることで、定型文であっても、心のこもった印象の良い文書に仕上げることができます。