「電話の取り次ぎ」でも特に注意したい…名指し人が不在の時はどう対応するべき？

電話応対編（4）

在席していても、いないと言ってほしいと頼まれたら？

　ここまで、電話のかけ方・受け方の基本の流れをお伝えしてきました。

　今回は、電話の取り次ぎの中でも特に注意したい、名指し人が不在時の対応を中心にみていきましょう。

名指し人が在席している場合

●基本

「総務課の田中でございますね。かしこまりました。少々お待ちくださいませ」
・保留ボタンを押してから、名指し人に取り次ぐ

●名指し人は在席しているが、いないと言ってほしいと頼まれた場合
・基本のフレーズで応対した後、不在時の対応をする。その際、「戻り次第連絡をする」のか、「終日外出」と伝えるのかなど、具体的な対応の仕方を確認することが大切。

■名指し人が不在、または、すぐに電話に出られない場合

〈ポイント〉

①お詫び

②状況の説明