金森たかこマナー講師
大阪府出身。ビジネスマナー講師として、企業や行政機関などで講演・研修・コンサルを行う。フリーアナウンサーとしても活躍。
「電話の取り次ぎ」でも特に注意したい…名指し人が不在の時はどう対応するべき？
公開日： 更新日：
電話応対編（4）
ここまで、電話のかけ方・受け方の基本の流れをお伝えしてきました。
今回は、電話の取り次ぎの中でも特に注意したい、名指し人が不在時の対応を中心にみていきましょう。
名指し人が在席している場合
●基本
「総務課の田中でございますね。かしこまりました。少々お待ちくださいませ」
・保留ボタンを押してから、名指し人に取り次ぐ
●名指し人は在席しているが、いないと言ってほしいと頼まれた場合
・基本のフレーズで応対した後、不在時の対応をする。その際、「戻り次第連絡をする」のか、「終日外出」と伝えるのかなど、具体的な対応の仕方を確認することが大切。
■名指し人が不在、または、すぐに電話に出られない場合
〈ポイント〉
①お詫び
②状況の説明
