ビジネス文書の「5つの役割」を正しく理解する

誤解を招く表現は使わない

例）契約書や報告書は、合意事項や業務内容を証拠として保存し、後のトラブルを防ぎます。

③意思や指示の伝達

　意図や方針を明確に相手に伝えます。

例）指示文や通知文では、相手が取るべき行動を具体的に示します。

④業務の効率化

　業務手順やルールを明文化することで組織全体の効率を高めます。

例）業務マニュアルや手順書を作成することで、業務が標準化され、スムーズな引き継ぎや品質維持が可能となります。

⑤信頼関係の構築

　特に社外文書は、会社や個人の信頼関係を築く役割も担います。

例）お礼状や案内状は、礼儀正しさや誠実さを伝え、相手との良好な関係を育てます。