一筆箋には機密性の高い内容は書かない あくまで「気持ち」や「ひと言」を沿えるのが目的

ビジネス文書編（14）

心を込めて丁寧に書く

　前回は、一筆箋の特徴と、ビジネスシーンでの使い方を紹介しました。今回はその続きとして、ビジネスで一筆箋を使う際の注意点について解説します。

■注意点

　一筆箋は自由度が高く手軽に使える半面、ビジネスの場ではいくつか留意すべき点があります。以下に主な注意事項を示します。

①内容は簡潔に

　一筆箋はあくまでも「ひと言を添える」ためのものです。長文になると読みにくくなり、相手に負担をかけてしまう恐れがあります。伝えたいことを簡潔にまとめ、要点を押さえた言葉選びを心がけましょう。最初に相手の名前を記し、最後は自分の名前で締めると、より丁寧な印象を与えます。

②情報の取り扱いに注意

　一筆箋は添え状として扱われることも多く、誰の目にも触れる可能性があります。そのため、個人情報や機密性の高い内容を書くのは避けましょう。

　また、依頼や確認といった重要な連絡事項は、別途正式な文書やメールで伝えるのが原則です。一筆箋には、あくまでも「気持ち」や「ひと言」を添えることを目的とし、内容は簡潔かつ補足的なものにとどめましょう。